Bestyrelsesmøde 2. september 2015

Referat af FKFB bestyrelsesmøde 2. september 2015. Deltagere: Ulla, Else, Carsten, Kasper og Peter (Ref). Afbud fra Sissel.

 

  1. 100-års fest: Orientering om endeligt regnskab fra sommerfesten (regnskab vedhæftet).
    Formål: Drøfte håndtering af underskud.

Generelt stor ros til planlægning og styringen af økonomien for festen. Der var langt flere festdeltagere end forventet, så vi var nødt til at leje et større telt. Hovedsagelig derfor ender udgifterne ca. 9000 højere end forventet (samlet udgift ca. 59.400).

Pga. fine medlemstal for FKFB kører foreningen pt. med et årligt overskud på 6000 kr. Dermed er der luft til at hæve den årlige hensættelse til sommerfest. Bestyrelsen vil derfor indstille til generalforsamlingen næste år, at der fremover hensættes årligt 12.000 kr. (i dag afsættes 10.000 kr.) til sommerfest, således at rammen for 105-års festen bliver i alt 60.000 kr. Dermed tager vi højde for almindelige prisstigninger, inflation m.v.

100 årsfest – Budget og regnskab

2. Besøg fra forskere i Havebyer
Formål: Kort orientering om besøg i kvarteret af to forskere, der forventer at skrive en bog om havebyer, bl.a. FKFB, den hvide by, Grøndals Vænge

Kvarteret har haft besøg af et par forskere, som planlægger at skrive en bog om havebyer. Ulla, Peter og Mick mødte de to forskere, som også har brugt en dags tid på at studere lokalhistorisk arkiv og gå rundt i kvarteret.

Bestyrelsen bakker op om projektet og har bl.a. overdraget de to forskere et eksemplar af kvarterets bog.

Hvis I vil vide mere om projektet, så kan I læse vedlagte projektbeskrivelse.

Havebyen og Danmark oplæg 2015

3. Parkeringsregler
Formål: Aftale yderligere tiltag i forhold til information og håndhævelse, jf. drøftelse på sidste møde

Flere beboere har bemærket, at det ind imellem er svært at komme igennem kvartet, fordi p-planen ikke overholdes. Bestyrelsen udarbejder et brev med reminder om parkeringsreglerne, og brevet følges op med konkrete remindere til biler der blokkerer adgangen. Det vil også blive nævnt, at det er vigtigt at minde gæster, håndværkere m.v. om p-planen. Sissel og Ulla udarbejder og omdeler brevet i postkasserne.

P-plan-for-området

4. Hjemmeside:
Formål: Drøfte bestyrelsen ønsker til opdatering af hjemmesiden, herunder billeder fra festen m.v. og aftale arbejdsdeling

Casper er ny webmaster. Visse dele af hjemmesiden fungerer ikke på ipad m.v. Det undersøger vi. Derudover vil hjemmesiden blive opdateret med billeder fra festen, og siden vil blive opdateret med diverse materiale fra bestyrelsesmøder m.v.

Derudover vil bestyrelsen overveje hjemmesidens grafiske udseende, bl.a. et nyt ”banner” med opdaterede billeder eller lignende.

5. Fokusområder:
Formål: Fastlægge bestyrelsens fokusområder for det kommende år og aftale roller

Bestyrelsen gennemgik fokusområderne med henblik på at aftale rollefordeling i bestyrelsen. Nedenfor fremgår det således hvem der har ansvaret for at drive de enkelte dele i bestyrelsen. Mange andre både i og udenfor bestyrelsen er på forskellig vis engagerede i de forskellige emner, men navnelisten viser hvem der ”har den” i bestyrelsen pt.

Grundskyld – Peter

Lokalplan og kvalitetsmanual – Ulla og Peter (Mick som konsulent)

Klimasikring – Casper og Else

Tryghed (information om tyverisikring m.v.) – Sissel

Lokalhistorie – Ulla

Sociale arrangementer – ad hoc

Afskærmning mod Flintholm – Casper (Knud Erik har kontakten til BaneDK)

Beskæring af træer mod banestrækningerne (kontakt til Bane DK) – Peter

Parkering – Sissel og Ulla

Tovholder i forhold til kommunen vedrørende fællesarealer, kloakriste, pladser, stier m.v. – Peter og Ulla

Fokusområder for FKFB 2015 version aug 2015

6. Kommunikation om brændeovne
Formål: Nu begynder fyringssæsonen. Lad os drøfte om det ikke er en god anledning til at orientere om god adfærd i forhold til brændeovne, fx se dette link http://mst.dk/borger/luftforurening/braendeovne-og-kedler/saadan-fyrer-du-fornuftigt/

Bestyrelsen udsender ”gode råd” til adfærd i forhold til optænding m.v. incl. nogle små youtube film o.l. Peter udarbejder udkast.

7. Evt. (kun ultrakorte orienteringer)

Loppemarked (forslag fra Else). Forslag om at forsøge at etablere et loppemarked en weekenddag i maj/juni 2016. Bestyrelsen støtter ideen. Vi prøver første gang i 2016. 22. Maj er en foreløbig dato. Else og Ulla drøfter og udarbejder et færdigt koncept, som kan besluttes på et kommende bestyrelsesmøde.

Åbne haver ifm 100 års festen var en stor succes. Forslag fra Ulla om, at det bliver en fast tradition.

Det blev i den forbindelse drøftet, om næste års sommerfest vil kunne opgraderes med indkøb af et telt/pavillon og fælles indkøb af mad. Bestyrelsen vil på et kommende møde drøfte koncept for det og undersøge priser på telte m.v.

Kvalitetsmanualen
Flere i bestyrelsen har fået henvendelser fra beboere, der har bemærket at kvalitetsmanualen ikke overholdes i alle tilfælde. Det er også blevet bemærket, at visse byggeprojekter ikke følger de procedurer der gælder efter kvalitetsmanualen og lokalplanen. Bestyrelsen tager snarest muligt initiativ til en drøftelse med kommunen om kommunens praksis i forhold til kvarteret plangrundlag. Derudover vil bestyrelsen i efteråret tage nye tiltag i forhold til at informere tydeligere om reglerne. Bl.a. overvejes det at udarbejde målrettede udgaver af kvalitetsmanualen til udlevering til håndværkere. Bestyrelsen vil også overveje om der er behov for konkrete justering af kvalitetsmanualen. I så fald vil disse blive forelagt generalforsamlingen i 2016.

Fortsat samarbejde med Mick om byggesager
Mick har tilbudt at hjælpe med vurdering af konkrete byggesager, herunder vurdere behovet for at kommentere på projekterne el. lign. Bestyrelsen har naturligvis takket ja til tilbuddet. Udover Mick vil Peter fremover modtage kopi af nye byggesager til orientering, jf. kvalitetsmanualen.

Kvarterets bog
Bestyrelsen overvejer en opdatering af bogen i 2016-2017, bl.a. med beskrivelse af 100-års festen m.v. Evt. emne til drøftelse på generalforsamling 2016.