Referat af FKFB bestyrelsesmøde hos Sissel VG 26 1. juni 2015.
Deltagere: Ulla, Carsten, Casper, Else, Sissel og Peter (ref)
- Bestyrelsens arbejdsform, mødekadence, kommunikation til medlemmerne osv.
Bestyrelsen mødes 5-6 gange årligt. Derudover orienterer bestyrelsen hinanden skriftligt om nyt fra kvarteret, og sender mails ud til medlemmerne efter hvert bestyrelsesmøde.
Drøftet, om der – udover generalforsamling og bestyrelsesreferater – skal være mere løbende kommunikation om aktiviteter i kvarteret, nyhedsbreve eller lignende (”nyt fra FKFB”). Enighed i bestyrelsen om, at vi ikke indfører faste nyhedsbreve, men naturligvis løbende informerer bredt om emner af bred interesse.
Idéer til kommunikation, synlighed om bestyrelsens arbejde drøftes som et fast punkt på bestyrelsesmøderne.
Indholdet af hjemmesiden drøftes på et kommende bestyrelsesmøde.
Det blev også drøftet om vi kan skabe et bedre fremmøde til generalforsamlingen. Dette drøftes igen senere på året. Det overvejes blandt andet om vi kan finde et bedre lokale end sidst, og om der – som traditionen har været tidligere – burde være spisning til generalforsamlingen.
Rollefordeling i bestyrelsen.
– Hjemmeside – Kasper og Peter får adgang til hjemmesiden og overtager hjemmesidearbejdet fra Carsten
– Carsten vedligeholder mailinglisten og udsender referater fra bestyrelsesmøder
– Ulla vedligeholder beboerliste
– Ulla varetager kontakten til lokalhistorisk arkiv
– Yderligere rollefordeling aftales efter sommerferien.
- Opsamling på hovedsignaler fra generalforsamlingen – forventninger til bestyrelsens fokus i det kommende år
P-regler – Nye parkeringsregler. Drøftet problemstilling vedrørende manglende skiltning. Enighed om, at bestyrelsen ikke gør mere ved problemstilling i forhold til kommunen.
Kvarterets parkeringsregler (vedhæftet)
Bestyrelsen drøftede parkeringsregler, og besluttede, at der nogle steder i kvarteret ikke er tilstrækkelig opmærksomhed på reglerne. Det kan således i perioder være svært at komme igennem kvarteret, hvilket kan være kritisk i forhold til fx brandkøretøjer og ambulancer. Derfor er der behov for at få ”strammet” op på praksis.
Bestyrelsen runddeler efter sommerferien en kort orientering til alle om parkeringsplan og formålet. Derudover vil bestyrelsen løbende følge med i hvordan det går. Og evt. drøfte yderligere tiltag.
Budget – Carsten opdaterer budgettet som ønsket af generalforsamlingen
- Status for 100 års festen, herunder budget (vedhæftet)
Bestyrelsesmødet blev afholdt før festen, så vi drøftede forskellige dele af planlægningen. Tak til alle for en god fest!
- Nyt fra myndigheder
Plan for etablering af skærm mod indblik fra Flintholm Station
Kort status – bestyrelsen har modtaget bekræftelse på projektet, og arbejdet igangsættes i løbet af sommeren. Bestyrelsen vil følge med i, at skærm etableres som aftalt.
Maling af mur ved Finsensvej
Kommunen har nu malet muren ved Finsensvej.
- Evt.
Bestyrelsen drøftede kort forskellige andre emner, som vil komme på bestyrelsesmødet igen efter sommerferien
– Vedligeholdelse af stier
Kommunen sørger for beskæring med videre, men i perioder har der været behov for at huske kommunen på opgaven.
– Kvalitetsmanual
Der er kommet en række henvendelse til bestyrelsen om, hvorvidt der sker underretning i overensstemmelse med kvalitetsmanualen i forhold til etablering af nye skure, udskiftning af vinduer og døre m.v. Der er også beboere der har gjort opmærksomme på nye vinduer og døre, som ikke lever op til kvalitetsmanualen. Emnet var også oppe på generalforsamlingen. Kvalitetsmanualen og dens efterlevelse er et vigtigt fokusområde for bestyrelsen.
Fokusområder
Efter sommerferien vil bestyrelsen tage stilling til fokusområder for bestyrelsesarbejdet det kommende år. Efter afslutning af det store arbejde med 100 års festen er der nu ved at være kræfter til at kaste opmærksomhed på andre emner.
Hundelorte
Bestyrelse drøftede også dette kedelige emne. I visse dele af kvarteret er der problemer med hundelorte og poser, der bliver smidt på fortovet. Tidligere har bestyrelsen opfordret hundeejere til at smide posen i en affaldsspand (til restaffald).