Bestyrelsesmøde onsdag den 13. september 2011 kl. 20 hos Claude.
Til stede: Leika, Marianne, Morten, Claude, Carsten og Mick(ref.).
Sommerfest
Der blev afholdt sommerfest 18. juni. På trods af dårligt vejr mødte der alligevel ca 30 beboere op incl børn. Senere stødte ca 15 flere til fra kvarteret.
Leika lagde carport til og der blev lånt en presenning i den lokale børnehave, som blev honoreret med et par flasker vin.
Der var ikke nok tilmeldinger til fælles grill, men salg af vin gik godt og vil blive gentaget. Evt. overskud går som tidligere nævnt til 100 års festen.
Budgettet for sommerfesten blev holdt.
Postkasser.
Bestyrelsen (Mick og Carsten) udarbejder retningslinier for opsætning af postkasser ved matrikelskel.
Retningslinier vil indeholde information om:
– forslag til type/farve og evt. rabat ved evt. fælleskøb.
– præcisering af placering ved skel/indgang til matrikel.
– evt. lempelser ift. Post Danmarks regler grundet udarbejdet Kvalitetsmanual for kvarteret.
Retningslinier vil både blive lagt ud på foreningens hjemmeside og blive runddelt.
Pladsen – Buen.
Den 23. august blev der afholdt møde med Karsten Klintø (KK) og Susanne Viuf (SV) fra kommunen vedrørende forskønnelse af pladsen. Buen.
Fra Bestyrelsen deltog Leika, Morten, Marianne, Claude og Mick.
Formålet med mødet var dels at præsentere Bestyrelsens ide med en forskønnelse af pladsen med en ønsket færdiggørelse til foreningens 100års jubilæum og dels at få en ide om kommunens holdning til dette.
(KK) var positiv overfor ideen.
Bestyrelsen fremviste og gennemgik det forslag, som Pladsudvalget pt var blevet enige om.
Det blev pointeret, at der var en løbende dialog med repræsentanter af beboere omkring pladsen, og forslaget, derfor kun var at betragte som et ideoplæg.
(KK) oplyste, at han ikke så det som et problem at fjerne bunkerne og samtidig bevare de 3 store træer.
Dog kunne han se at det ene træ var angrebet af sygdom.
(SV) oplyste, at man skulle forvente at pasning af beplantning m.m. delvis skulle udføres af beboerne, såfremt kommunen skulle bakke op om projektet.
Det blev aftalt at Pladsudvalget skulle udarbejde et forslag og præsentere det på et møde med (KK), hvor man også kunne fastlægge en plan for det videre forløb herunder ansøgning om midler hos diverse fonde.
På bestyrelsesmødet præsenterede Carsten de ideer for Pladsen, som beboerne omkring Pladsen var kommet frem til i fællesskab.
Disse ideer og ønsker vil blive indarbejdet i det forslag som præsenteres på mødet med kommunen.
Kloak.
I forlængelse af møde vedrørende pladsen forklarede Leika og Morten de problemer der havde været i kvarteret i forbindelse med skybruddet d. 02. juli.
De områder i kvarteret der blev hårdest ramt af vand, som ikke kunne ledes bort via kloak, blev fremvist.
Leika følger op med rapport og billeder og vil derefter fastholde en dialog med myndighederne om hvorledes problemerne kan afhjælpes fremover.
På kommunens hjemmeside kan man som borger informere om og anmelde evt. vandskader. Dette vil være med til at give myndighederne et overblik over de områder i kommunen der bør være fokus på med henblik på en forbedring af kloak- afløbsforhold.
Myndigheder.
Leika, Claude og Mick har afholdt møde myndighederne d. 05.09.11 vedrørende sagsbehandlingen af byggesager i kvarteret.
Emnerne til mødet var flg.:
1) Behandlingstiden på byggesager.
2) Myndighedernes forskelligartede krav til materiale ifm byggesagsbehandling.
3) Kvalitetsmanual.
1) Bestyrelsen stillede spørgsmål til den lange behandlingstid for byggeansøgninger – i visse tilfælde op til 12 måneder.
Det blev oplyst, at man pt. skal forvente en behandlingstid på ca. 6 måneder grundet antallet af byggesager i forhold til byggesagsbehandlere.
2) Bestyrelsen oplyste, at byggesagsafdelingen gennem de sidste år havde krævet vidt forskelligt materiale mht detaljering og oplysninger fra ansøgere i kvarteret i forbindelse med større og mindre ændringer af ejendomme.
Dette vil blive taget på et internt møde i byggesagsafdelingen, som også kunne meddele, at de fremover vil forsøge at der kun bliver knyttet en og samme person til hver enkelt byggesag.
3) Bestyrelsen ønskede en evaluering af kvalitetsmanualen. Dette blev der set positivt på. Det blev besluttet at bestyrelsen udarbejder et oplæg til et tillæg til kvalitetsmanualen, som man kunne stemme om på næste generalforsamling og herefter præsentere for repræsentanter fra byggesagafdelingen.
Næste bestyrelsesmøde
Næste bestyrelsesmøde afholdes 23 11.11 kl. 20:00 hos Mick.